Αναγνώριση Τιμολογίων - Ψηφιοποίηση

Η πλατφόρμα dSuite έχει προσαρμοστεί ανάλογα για την ψηφιοποίηση και αναγνώριση παραστατικών εμπορικού.

Ποιο συγκεκριμένα, η πλατφόρμα υποστηρίζει τις παρακάτω διαδικασίες:

invoiceRecoTR

Διαδικασίες


Η συγκεκριμένη εργασία αφορά την ψηφιοποίηση των παραστατικών με προαιρετική χρήση του υποσυστήματος dScan για την εισαγωγή μεταδεδομένων όπως υποκατάστημα, ημερομηνία κ.λ.π.

Εναλλακτικά η συγκεκριμένη εργασία μπορεί να γίνει μέσω του συστήματος που χρησιμοποιεί ο πελάτης και να παραδοθούν οι εικόνες προς περεταίρω επεξεργασία σε προσυμφωνημένη μορφή.

Μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας ψηφιοποίησης , οι εικόνες προωθούνται για επεξεργασία μέσω του υποσυστήματος dWrap όπου πραγματοποιούνται οι παρακάτω ενέργειες:

- Καθαρισμός και deskew της εικόνας.

- OCR επεξεργασία προκειμένου να αναγνωρισθεί το ΑΦΜ και η ημερομηνία του παραστατικού.

Το ΑΦΜ επαληθεύεται από αρχείο προμηθευτών που τηρείται στο σύστημα. Σε περίπτωση αδυναμίας της αυτόματης αναγνώρισης, το έντυπο προωθείται σε διαδικασία οπτικής αναγνώρισης.

Μετά την ολοκλήρωση αναγνώρισης του ΑΦΜ, το έντυπο προωθείται για την αναγνώριση των γραμμών του παραστατικού βάση της παρακάτω διαδικασίας:

1. Εφαρμόζεται αλγόριθμος ο οποίος έχει αποκλειστικά υλοποιηθεί από την εταιρεία Locate IT Services όπου διαχωρίζει τις γραμμές του παραστατικού σε αυτόνομες εικόνες.

2. Εφαρμόζεται αλγόριθμος ο οποίος έχει αποκλειστικά υλοποιηθεί από την εταιρεία Locate IT Services όπου καθαρίζει τις εικόνες ανά γραμμή προκειμένου να υπάρχει μεγαλύτερη επιτυχία στην αναγνώριση.

3. Εφαρμόζεται OCR διαδικασία από 2 μηχανές αναγνώρισης στις είδη επεξεργασμένες βάση των ανωτέρω διαδικασιών γραμμές, με επαλήθευση του είδους από το αρχείο ειδών το οποίο μπορεί να υπάρχει στα συστήματα του πελάτη ή στην πλατφόρμα dSuite.

Σημειώνεται ότι το ποσοστό αναγνώρισης των ειδών κυμαίνεται στο 85%.

Η διαδικασία καταχώρησης - διόρθωσης αφορά παραστατικά στο οποία λείπει το ΑΦΜ ή παραστατικά στα οποία είναι στο τελικό στάδιο εισαγωγής των δεδομένων που αφορούν τις ποσότητες και τις αξίες. Το σύστημα χωρίζει τις εγγραφές σε ξεχωριστά queue με δυνατότητα ορισμού διαφορετικών χρηστών ανά κατηγορία.

Ο χρήστης επιλέγει το επιθυμητό queue και το σύστημα τροφοδοτεί με τις διαθέσιμες εγγραφές προς αναγνώριση.

Για την αναγνώριση του ΑΦΜ σε περίπτωση αδυναμίας της αυτόματης αναγνώρισης, το σύστημα εμφανίζει τη εικόνα του παραστατικού και ο χρήστης καταχωρεί το ΑΦΜ.

Μετά την αναγνώριση τα παραστατικά προωθούνται αυτόματα από το σύστημα στην διαδικασία αναγνώρισης των γραμμών.

Σημειώνεται ότι υπάρχει δυνατότητα στην οθόνη ανά πεδίο να εμφανίζεται το σημείο του παραστατικού που περιέχει την πληροφορία επιταχύνοντας σημαντικά της διαδικασία .

Για την διαδικασία αναγνώρισης ειδών το σύστημα εμφανίζει τις γραμμές που έχει διαχωρίσει συμπληρωμένες με τους κωδικούς ειδών και ο χρήστης καταχωρεί μόνο την ποσότητα και την αξία δεδομένου ότι o ΦΠΑ υπάρχει ήδη από τον κωδικό του είδους.

Η διαδικασία εισαγωγής είναι εξαιρετικά γρήγορη και από μη έμπειρους χρήστες δεδομένου ότι στην οθόνη εμφανίζεται μόνο η προς πληκτρολόγηση γραμμή έχοντας ο χρήσης να καταχωρήσει μόνο 5 περίπου χαρακτήρες (2 για την ποσότητα και 3 για την αξία ) χωρίς να χρειάζεται να ανατρέχει στο φυσικό παραστατικό.

Σημειώνεται ότι όλες οι εργασίες όπως μεγέθυνση σμίκρυνση εικόνας, rotate, αποθήκευση, επόμενη προηγούμενη γραμμή κ.λ.π πραγματοποιούνται μέσω του πληκτρολογίου χωρίς την ανάγκη χρήσης ποντικιούεπιταχύνοντας σε μεγάλο βαθμό την διαδικασία.


Πλεονεκτήματα

Στόχοι της χρήσης ψηφιοποίησης με αυτόματη αναγνώριση στα παραστατικά είναι οι παρακάτω:

1. Μείωση του κόστους διαχείρισης.
2. Αυτοματοποίηση της διαδικασίας.
3. Χρήση ηλεκτρονικού ψηφιακού αρχείου.
4. Αποσυμφόρηση των εγκαταστάσεων από την αποθήκευση του φυσικού αρχείου.

Η χρήση του συστήματος μπορεί να μειώσει τους χαρακτήρες πληκτρολόγησης κατά ~ 50%. Αυτό σημαίνει ότι οι χρήστες θα καταχωρούν με την ίδια ταχύτητα που καταχωρούν σήμερα στο νέο σύστημα κατά 50% λιγότερους χαρακτήρες ποσοστό που μεταφράζεται σε αντίστοιχη μείωση του προσωπικού καταχώρησης και του κόστους διαχείρισης.
Το ποσοστό αυτό αφορά μία συντηρητική εκτίμηση ενώ ενδέχεται να αυξηθεί σημαντικά με την πάροδο του χρόνου.

Tο κόστος διαχείρισης ενδέχεται να μειωθεί περαιτέρω δεδομένου ότι:

1 . Θα απαλειφθεί ο χρόνος διαχείρισης του φυσικού αρχείου.

2. Θα μειωθούν λάθη που πιθανόν γίνονται σήμερα δεδομένου ότι οι χρήστες για λόγους ταχύτητας πληκτρολογούν χωρίς να βλέπουν τι καταχωρούν στην οθόνη (τυφλό σύστημα) με αποτέλεσμα να γίνονται λάθη που είναι εξαιρετικά χρονοβόρα να εντοπισθούν στην συνέχεια κάνοντας αντιπαραβολή του φυσικού παραστατικού με χρήση χάρακα και την οθόνη.

Κάνοντας χρήση του προτεινόμενου συστήματος η διαδικασία είναι κατά πολύ ποιο εύκολη και γρήγορη δεδομένου ότι ο χρήστης στην οθόνη βλέπει μόνο την εικόνα της γραμμής που καταχωρεί χωρίς την χρήση χάρακα και φυσικού παραστατικού με αποτέλεσμα τυχόν λάθη να εντοπίζονται άμεσα χωρίς να χρειασθεί η διαδικασία επαλήθευσης. Σε περίπτωση δε που χρειασθεί γίνεται κατά πολύ γρηγορότερα.

3. Η καταχώρηση μπορεί να γίνει εξίσου γρήγορα και αποδοτικά και από χρήστες που δεν είναι εξειδικευμένοι στο να καταχωρούν με τυφλό σύστημα και συνεπώς μπορεί εύκολα να γίνεται από τα σημεία παραλαβής εξίσου αποδοτικά αυτοματοποιώντας σημαντικά την διαδικασία.

Επιπλέον η απόδοση του συστήματος ενδέχεται να αυξηθεί περεταίρω λαμβάνοντας υπ όψιν τα παρακάτω:

1. Τα ποσοστά αναγνώρισης αυξάνονται σταδιακά κάνοντας την χρήση του συστήματος περισσότερο αποδοτική και μειώνοντας παράλληλα το κόστος διαχείρισης.

2. Τα ποσοστά αναγνώρισης στα παραστατικά που εκδίδονται απευθείας σε PDF και αποστέλλονται ηλεκτρονικά ενδέχεται να πλησιάσουν το 100% για όλα τα πεδία και συνεπώς το παραστατικό να αναγνωρίζεται εξολοκλήρου χωρίς την παρέμβαση χρήστη.

3. Η υποδομή θα μπορεί να χρησιμοποιηθεί μελλοντικά για περαιτέρω αυτοματισμό της διαδικασίας με ψηφιοποίηση και αναγνώριση στα σημεία παραλαβής - υποκαταστήματα.

4. Τα παραστατικά μπορεί να φυλαχθούν σε εξωτερικό συνεργάτη με ασφάλεια, μικρότερο κόστος και απαλοιφή των ανακλήσεων δεδομένου ότι άμεσα θα υπάρχει διαθέσιμο το ψηφιακό αρχείο.

Τέλος το η πλατφόρμα dSuite μπορεί να καλύψει επιπλέον έγγραφα όπως συμβάσεις, νομικά έγγραφα κ.λ.π προσφέροντας μία ολοκληρωμένη λύση ψηφιοποίησης και τήρησης ψηφιακού αρχείου για το σύνολο των εγγράφων της επιχείρησης.

Παρέχεται πιλοτικό δωρεάν. Επικοινωνήστε για περισσότερες πληροφορίες.