Αναγνώριση Τιμολογίων - Ψηφιοποίηση

Η διαδικασία αναγνώρισης των παραστατικών υποστηρίζεται τόσο μέσω της πλατφόρμα dSuite που μπορεί να προμηθευτεί ο πελάτης, όσο και ως υπηρεσία με σταθερό κόστος ανά έντυπο.

Μέσω της πλατφόρμας dSuite .

Η πλατφόρμα dSuite  αποτελεί μια ολοκληρωμένη λύση ψηφιοποίησης, αναγνώρισης και ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης.
Η συγκεκριμένη λύση έχει προσαρμοστεί κατάλληλα για την ψηφιοποίηση, αναγνώριση και ηλεκτρονική αρχειοθέτηση παραστατικών εμπορικού.
Επιπλέον, μέσω του λογισμικού dConnector παρέχεται δυνατότητα άμεσης ανάκτησης των παραστατικών από το περιβάλλον εργασίας του συστήματος ERP ή οποιουδήποτε άλλου  συστήματος χωρίς να χρειάζεται επιπλέον κόστος προσαρμογής επιταχύνοντας σημαντικά το χρόνο διαχείρισης.

Ως υπηρεσία αναγνώρισης παραστατικών.

Η διαδικασία αναγνώρισης των παραστατικών προσφέρεται επιπλέον ως υπηρεσία βάση της οποίας τα παραστατικά αποστέλλονται στην εταιρεία Locate ITS ηλεκτρονικά ως εικόνες, ή βάση του φυσικού εντύπου για την περεταίρω αναγνώρισή τους.
Η αναγνώριση πραγματοποιείται εξ ολοκλήρου από την εταιρεία Locate ITS  και τα δεδομένα αποστέλλονται στον πελάτη σε προσυμφωνημένη δομή και μορφή προσφέροντας σηματικά πλεονεκτήματα όπως:

  • Ο πελάτης δεν χρειάζεται να κάνει επενδύσεις για εξοπλισμό.
  • Δυνατότητα λήψης των εικόνων από τον υπάρχον εξοπλισμό σάρωσης του πελάτη. Το λογισμικό για την διαδικασία αποστολής παρέχεται χωρίς επιπλέον κόστος.
  • Εκτός της δυνατότητας αναγνώρισης παρέχεται και δυνατότητα ψηφιοποίησης.
  • Τόσο τα δεδομένα αναγνώρισης όσο και ο τρόπος συμφωνείται με τον πελάτη.
  • Παρέχεται δυνατότητα διαδικτυακής πρόσβαση στο αρχείο ηλεκτρονικής αρχειοθέτης με τις εικόνες των παραστατικών.

Η συγκεκριμένη υπηρεσία προσφέρεται με σταθερό και προβλέψιμο κόστος ανά παραστατικό μειώνοντας σημαντικά το κόστος διαχείρισης.

Παράλληλα προσφέρονται επιπλέον δυνατότητες επέκτασης της υπηρεσίας σε επιπλέον είδη εντύπων χρησιμοποιώντας μία κοινή διαδικασία ηλεκτρονικής διαχείρισης και αρχειοθέτησης για το σύνολο των εγγράφων μίας εταιρείας ή ενός οργανισμού.

Διαδικασία αναγνώρισης τιμολογίων με χρήση της πλατφόρμας dSuite.

invoiceRecoTR

Διαδικασίες


Η συγκεκριμένη εργασία αφορά την ψηφιοποίηση των παραστατικών με προαιρετική χρήση του υποσυστήματος dScan για την εισαγωγή μεταδεδομένων όπως υποκατάστημα, ημερομηνία κ.λ.π.

Εναλλακτικά η συγκεκριμένη εργασία μπορεί να γίνει μέσω του συστήματος που χρησιμοποιεί ο πελάτης και να παραδοθούν οι εικόνες προς περεταίρω επεξεργασία σε προσυμφωνημένη μορφή.

Μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας ψηφιοποίησης , οι εικόνες προωθούνται για επεξεργασία μέσω του υποσυστήματος dWrap όπου πραγματοποιούνται οι παρακάτω ενέργειες:

- Καθαρισμός και deskew της εικόνας.

- OCR επεξεργασία προκειμένου να αναγνωρισθεί το ΑΦΜ και η ημερομηνία του παραστατικού.

Το ΑΦΜ επαληθεύεται από αρχείο προμηθευτών που τηρείται στο σύστημα. Σε περίπτωση αδυναμίας της αυτόματης αναγνώρισης, το έντυπο προωθείται σε διαδικασία οπτικής αναγνώρισης.

Μετά την ολοκλήρωση αναγνώρισης του ΑΦΜ, το έντυπο προωθείται για την αναγνώριση των γραμμών του παραστατικού βάση της παρακάτω διαδικασίας:

1. Εφαρμόζεται αλγόριθμος ο οποίος έχει αποκλειστικά υλοποιηθεί από την εταιρεία Locate IT Services όπου διαχωρίζει τις γραμμές του παραστατικού σε αυτόνομες εικόνες.

2. Εφαρμόζεται αλγόριθμος ο οποίος έχει αποκλειστικά υλοποιηθεί από την εταιρεία Locate IT Services όπου καθαρίζει τις εικόνες ανά γραμμή προκειμένου να υπάρχει μεγαλύτερη επιτυχία στην αναγνώριση.

3. Εφαρμόζεται OCR διαδικασία από 2 μηχανές αναγνώρισης στις είδη επεξεργασμένες βάση των ανωτέρω διαδικασιών γραμμές, με επαλήθευση του είδους από το αρχείο ειδών το οποίο μπορεί να υπάρχει στα συστήματα του πελάτη ή στην πλατφόρμα dSuite.

Σημειώνεται ότι το ποσοστό αναγνώρισης των ειδών κυμαίνεται στο 85%.

Η διαδικασία καταχώρησης - διόρθωσης αφορά παραστατικά στο οποία λείπει το ΑΦΜ ή παραστατικά στα οποία είναι στο τελικό στάδιο εισαγωγής των δεδομένων που αφορούν τις ποσότητες και τις αξίες. Το σύστημα χωρίζει τις εγγραφές σε ξεχωριστά queue με δυνατότητα ορισμού διαφορετικών χρηστών ανά κατηγορία.

Ο χρήστης επιλέγει το επιθυμητό queue και το σύστημα τροφοδοτεί με τις διαθέσιμες εγγραφές προς αναγνώριση.

Για την αναγνώριση του ΑΦΜ σε περίπτωση αδυναμίας της αυτόματης αναγνώρισης, το σύστημα εμφανίζει τη εικόνα του παραστατικού και ο χρήστης καταχωρεί το ΑΦΜ.

Μετά την αναγνώριση τα παραστατικά προωθούνται αυτόματα από το σύστημα στην διαδικασία αναγνώρισης των γραμμών.

Σημειώνεται ότι υπάρχει δυνατότητα στην οθόνη ανά πεδίο να εμφανίζεται το σημείο του παραστατικού που περιέχει την πληροφορία επιταχύνοντας σημαντικά της διαδικασία .

Για την διαδικασία αναγνώρισης ειδών το σύστημα εμφανίζει τις γραμμές που έχει διαχωρίσει συμπληρωμένες με τους κωδικούς ειδών και ο χρήστης καταχωρεί μόνο την ποσότητα και την αξία δεδομένου ότι o ΦΠΑ υπάρχει ήδη από τον κωδικό του είδους.

Η διαδικασία εισαγωγής είναι εξαιρετικά γρήγορη και από μη έμπειρους χρήστες δεδομένου ότι στην οθόνη εμφανίζεται μόνο η προς πληκτρολόγηση γραμμή έχοντας ο χρήσης να καταχωρήσει μόνο 5 περίπου χαρακτήρες (2 για την ποσότητα και 3 για την αξία ) χωρίς να χρειάζεται να ανατρέχει στο φυσικό παραστατικό.

Σημειώνεται ότι όλες οι εργασίες όπως μεγέθυνση σμίκρυνση εικόνας, rotate, αποθήκευση, επόμενη προηγούμενη γραμμή κ.λ.π πραγματοποιούνται μέσω του πληκτρολογίου χωρίς την ανάγκη χρήσης ποντικιούεπιταχύνοντας σε μεγάλο βαθμό την διαδικασία.

Η πλατφόρμα παρέχει ένα ολοκληρωμένο σύστημα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης για την ανάκτηση των ψηφιακών εγγράφων.
Το σύστημα υποστηρίζει την ανάκτηση των εγγράφων τόσο μέσω web interface όσο και μέσω fat client ο οποίος μπορεί να εγκατασταθεί τοπικά σε επιλεγμένους υπολογιστές.

Τέλος η ανάκτηση μπορεί να γίνει και μέσω του λογισμικού dConnector απευθείας από το περιβάλλον εργασίας του ERP ή οποιουδήποτε εμπορικού συστήματος χωρίς επιπλέον προσαρμογές.


Πλεονεκτήματα

Στόχοι της χρήσης ψηφιοποίησης με αυτόματη αναγνώριση στα παραστατικά είναι οι παρακάτω:

Μείωση κόστους επεξεργασίας.

1. Μείωση του κόστους διαχείρισης.
2. Αυτοματοποίηση της διαδικασίας.
3. Χρήση ηλεκτρονικού ψηφιακού αρχείου.
4. Αποσυμφόρηση των εγκαταστάσεων από την αποθήκευση του φυσικού αρχείου.

Η χρήση του συστήματος μπορεί να μειώσει τους χαρακτήρες πληκτρολόγησης κατά ~ 50%. Αυτό σημαίνει ότι οι χρήστες θα καταχωρούν με την ίδια ταχύτητα που καταχωρούν σήμερα στο νέο σύστημα κατά 50% λιγότερους χαρακτήρες ποσοστό που μεταφράζεται σε αντίστοιχη μείωση του προσωπικού καταχώρησης και του κόστους διαχείρισης.
Το ποσοστό αυτό αφορά μία συντηρητική εκτίμηση ενώ ενδέχεται να αυξηθεί σημαντικά με την πάροδο του χρόνου.

Tο κόστος διαχείρισης ενδέχεται να μειωθεί περαιτέρω δεδομένου ότι:

1 . Θα απαλειφθεί ο χρόνος διαχείρισης του φυσικού αρχείου.

2. Θα μειωθούν λάθη που πιθανόν γίνονται σήμερα δεδομένου ότι οι χρήστες για λόγους ταχύτητας πληκτρολογούν χωρίς να βλέπουν τι καταχωρούν στην οθόνη (τυφλό σύστημα) με αποτέλεσμα να γίνονται λάθη που είναι εξαιρετικά χρονοβόρα να εντοπισθούν στην συνέχεια κάνοντας αντιπαραβολή του φυσικού παραστατικού με χρήση χάρακα και την οθόνη.

Κάνοντας χρήση του προτεινόμενου συστήματος η διαδικασία είναι κατά πολύ ποιο εύκολη και γρήγορη δεδομένου ότι ο χρήστης στην οθόνη βλέπει μόνο την εικόνα της γραμμής που καταχωρεί χωρίς την χρήση χάρακα και φυσικού παραστατικού με αποτέλεσμα τυχόν λάθη να εντοπίζονται άμεσα χωρίς να χρειασθεί η διαδικασία επαλήθευσης. Σε περίπτωση δε που χρειασθεί γίνεται κατά πολύ γρηγορότερα.

3. Η καταχώρηση μπορεί να γίνει εξίσου γρήγορα και αποδοτικά και από χρήστες που δεν είναι εξειδικευμένοι στο να καταχωρούν με τυφλό σύστημα και συνεπώς μπορεί εύκολα να γίνεται από τα σημεία παραλαβής εξίσου αποδοτικά αυτοματοποιώντας σημαντικά την διαδικασία.

Αύξηση παραγωγικότητας.

Επιπλέον η απόδοση του συστήματος ενδέχεται να αυξηθεί περεταίρω λαμβάνοντας υπ όψιν τα παρακάτω:

1. Τα ποσοστά αναγνώρισης αυξάνονται σταδιακά κάνοντας την χρήση του συστήματος περισσότερο αποδοτική και μειώνοντας παράλληλα το κόστος διαχείρισης.

2. Τα ποσοστά αναγνώρισης στα παραστατικά που εκδίδονται απευθείας σε PDF και αποστέλλονται ηλεκτρονικά ενδέχεται να πλησιάσουν το 100% για όλα τα πεδία και συνεπώς το παραστατικό να αναγνωρίζεται εξολοκλήρου χωρίς την παρέμβαση χρήστη.

3. Η υποδομή θα μπορεί να χρησιμοποιηθεί μελλοντικά για περαιτέρω αυτοματισμό της διαδικασίας με ψηφιοποίηση και αναγνώριση στα σημεία παραλαβής - υποκαταστήματα.

4. Τα παραστατικά μπορεί να φυλαχθούν σε εξωτερικό συνεργάτη με ασφάλεια, μικρότερο κόστος και απαλοιφή των ανακλήσεων δεδομένου ότι άμεσα θα υπάρχει διαθέσιμο το ψηφιακό αρχείο.

Τέλος το η πλατφόρμα dSuite μπορεί να καλύψει επιπλέον έγγραφα όπως συμβάσεις, νομικά έγγραφα κ.λ.π προσφέροντας μία ολοκληρωμένη λύση ψηφιοποίησης και τήρησης ψηφιακού αρχείου για το σύνολο των εγγράφων της επιχείρησης.

Παρέχεται πιλοτικό δωρεάν για την αξιολόγηση της πλατφόρμας. Επικοινωνήστε για περισσότερες πληροφορίες.